Nomenclatures

Pour l’harmonisation des registres officiels de personnes, il est nécessaire de disposer de nomenclatures reconnues et appliquées de manière uniforme. Une nomenclature contient toutes les valeurs possibles (modalités) pour le caractère correspondant, ainsi que leur encodage.

Les nomenclatures simples (par exemple pour les caractères Sexe, Etat civil, etc.) sont directement explicitées dans le Catalogue des caractères. Si les modalités sont nombreuses, la nomenclature est donnée sur Internet.

Catalogue officiel des caractères

Pour les personnes inscrites dans le registre des habitants (RdH), tous les caractères et leurs modalités doivent être complètement et correctement tenus, conformément au Catalogue officiel des caractères.

Les données doivent pouvoir être exportées et importées dans le format d’échange prescrit. Ce format d’échange uniforme sert de base au traitement automatisé des données.  

Modalités et codage des caractères
Pour illustrer ce qu'on entend par modalité et par codage d’un caractère, voici un exemple pour le caractère « Etat civil ». Ce caractère dispose de huit modalités («célibataire», «marié/e», etc.). Ces modalités sond codées de 1 à 9.

Modalités et codage des caractères à l'exemple état civil

Merkmalsausprägungen	Codierungen
Célibataire	1
Marié-e	2
Veuf/veuve	3
Divorcé-e	4
Non marié/e1)	5
Lié-e par un partenariat enregistré	6
Partenariat dissous	7
Inconnu	9

1) L'état civil « non marié » peut résulter d’une déclaration d’invalidité d’une union antérieure ou d’une déclaration de disparition de l’ancien conjoint.

Caractères cantonaux obligatoires
Les cantons peuvent ordonner que d’autres caractères soient inscrits dans le RdH du canton. S’il s’agit de caractères qui figurent déjà dans le Catalogue officiel des caractères, ils sont gérés dans le registre conformément à l’art. 7 LHR. S’il s’agit d’autres caractères, le canton est tenu d’en informer préalablement l’OFS, car l’ajout de ces caractères constitue une modification substantielle du registre (art. 3 OHR).

Communes

Pour les caractères contenant des noms de communes, l’OFS met à disposition la Liste officielle des communes de la Suisse (état actuel) et la Liste historisée des communes de la Suisse (état actuel). Le numéro OFS, le nom officiel de la commune et l’abréviation du canton sont obligatoires. Le numéro historisé de la commune est facultatif.

Répertoire officiel des communes de Suisse
Le répertoire officiel des communes de Suisse comprend la liste exhaustive des communes suisses.

Liste historisée des communes
Les différents états de communes ainsi que toutes les mutations de communes depuis 1960 sont répertoriés dans la liste historisée des communes de la Suisse.

Répertoire des localités
Le répertoire des localités suisses renferme tous les numéros postaux d'acheminement de Suisse valables pour libeller des adresses.

Lieu d’origine

La nomenclature à utiliser pour coder les informations sur les lieux d’origine est standardisée dans la norme eCH-0135 Lieux d’origine. L’Office fédéral de la justice (OFJ) est responsable de cette norme. L’OFJ met à disposition de l’association eCH la liste des lieux d’origine utilisée par les services administratifs de l’état civil au niveau national.

Etats et territoires

Pour les caractères contenant des noms de pays, l’OFS met à disposition la nomenclature Etats et territoires. Le numéro OFS ainsi que le nom du pays en français, en allemand ou en italien dans sa forme courte sont obligatoires. Le code pays ISO-2 est facultatif. Lors de la saisie des noms de pays, seules les colonnes E à H du fichier excel doivent être remplies.

Catégorie d’étrangers

La nomenclature Catégorie d’étrangers est contenue dans la norme eCH-0006. Le caractère Type d’autorisation est obligatoire pour les ressortissants étrangers. Pour la statistique, ce sont les codes à 4 ou à 6 positions qui doivent être livrés (toujours les codes les plus détaillés).

Appartenance religieuse

Le caractère Appartenance religieuse est obligatoire. Il renseigne sur l’appartenance à une communauté religieuse reconnue de droit public ou reconnue d’une autre manière par le canton. Selon l’article 72 de la Constitution fédérale, la réglementation des rapports entre l’Eglise et l’Etat est du ressort des cantons. Elle inclut aussi la définition du statut juridique des diverses communautés religieuses. Dans ce sens, ce sont donc les réglementations cantonales qui font foi.