Annonces et échanges de données

Le raccordement des registres des habitants (RdH) et des registres fédéraux de personnes à la plateforme sedex permet non seulement les livraisons trimestrielles ou mensuelles de données pour le recensement de la population, mais encore des échanges électroniques de données à des fins administratives, soit entre les communes, soit entre les communes et les registres fédéraux de personnes.

Annonce des registres fédéraux

Les registres des habitants reçoivent des annonces de mutations de personnes de registres fédéraux responsables.

Le registre de l’état civil Infostar de l’OFJ (office fédéral de la justice) authentifie tous les événements d’état civil comme les naissances, mariages et divorces.

Le système d’information Ordipro du DFAE (Département fédéral des affaires étrangères) annonce via sedex les arrivées de fonctionnaires et diplomates internationaux au RdH si la commune le souhaite. En outre, Ordipro communique à la CdC des données de personnes pour l’attribution et la publication du numéro d’assuré AVS.

Le Système d’information central sur la migration SYMIC du SEM (Secrétariat d’Etat aux migrations) est chargé des personnes des domaines de l’étranger et de l’asile. SYMIC communique entre autres à la CdC le numéro d’assuré AVS pour l’examen de demandes de prestations ainsi que pour l'attribution et la vérification des numéros d'assurés. De plus, les informations selon « eCH-0020 - Norme d’interface - Motifs d’annonce Registre des personnes » sont échangées entre SYMIC et les registres des habitants.

Plateforme cantonale de données

Tous les cantons hormis Appenzell Rhodes Intérieures ont créé, dans le contexte de l’harmonisation des registres, une banque de données centralisée des personnes pour leur territoire. Les plateformes cantonales utilisent majoritairement la plateforme sedex comme moyen d’échange de données entre les communes et le canton. L’envoi des données personnelles entre les communes et le canton se fait par un processus standardisé basé sur l’échange des fichiers au format XML (standard eCH-0020).

Déménagements

De plus en plus de communes recourent à la possibilité qui leur est offerte de traiter par voie électronique les procédures d’annonce relatives aux habitants (messages de commune à commune). Ainsi, les annonces de déménagements de personnes entre communes sont de plus en plus souvent transmises entre les registres des habitants via sedex. Pour qu’une commune puisse procéder à des échanges électroniques de données avec une autre commune, il faut effectuer les opérations suivantes:

Le fournisseur de logiciel du RdH doit implémenter les fonctionnalités nécessaires selon le standard eCH-0093.
Le fournisseur de logiciel doit autocertifier le logiciel.
La commune doit se doter d’un logiciel capable d’envoyer et de recevoir le type de message 93.
Le fournisseur de logiciel (ou la commune) doit faire activer le type de message 93 auprès de l’OFS pour la commune en question.

L’OFS a besoin des informations suivantes:

nom du fournisseur de logiciel
ID sedex de la commune
nom de la commune et canton où elle se trouve
date d'activation souhaitée (cette date correspond à la date d’installation du logiciel dans la commune)
version du schéma eCH-0093 installé dans la commune.

Les fournisseurs de logiciels peuvent présenter la demande d'autorisation au Service clientèle (harm@bfs.admin.ch).

eDéménagement Suisse

Le projet eDéménagement Suisse a pour but l’échange électronique de messages et la réglementation des changements d’adresses ainsi que les déménagements.

Fournisseurs auto-certifiés

L'OFS a établi une liste des fournisseurs de logiciels dont le produit a été auto-certifié sedex. Cette liste n'est relevante uniquement pour les cas d'affaires mis en œuvre dans le cadre de l'harmonisation des registres. La liste est constamment mise à jour.

Exemples de cas d’affaires effectués via sedex

Validation des données du registre des habitants (standard eCH-0099, type de message 94) : cette fonction permet de faire contrôler la justesse et la validité des données par le service de validation de l’OFS. La validation des données est possible en tout temps, dès que le registre est raccordé à sedex et que cette fonction est disponible dans le logiciel RdH.

Livraison de données statistiques (standard eCH-0099, type de message 99) : depuis 2010, les communes doivent, en vertu de l’art. 8 LHR, livrer chaque trimestre à l’OFS les données des registres des habitants.

Echanges de données entre les registres : les services raccordés à sedex peuvent, à des fins déterminées, échanger des données entre eux. Les opérations suivantes sont possibles :

standard eCH-0020 (type de message 20001, 20101, 20201) : envoi d’annonces des registres fédéraux (Infostar, CYMIC, Ordipro) aux services du contrôle des habitants
standard eCH-0093 (type de message 93) : annonces de départs ou d’arrivées entre les services du contrôle des habitants
standard eCH-0071 (type de message 71) : l'OFS publie la Liste officielle des communes via sedex
standard eCH-0072 (type de message 72) : l'OFS publie la nomenclature Etats et territoires via sedex

Annonce par les tiers

L’application web permet aux gérances immobilières, mais également aux propriétaires et loueurs, ainsi qu’aux ménages collectifs de transmettre leurs données de déménagement aux communes de façon harmonisée, selon le schéma eCH-0112. Suivant l’exemple du schéma, des directives pour les fournisseurs de logiciels pour implémenter l’échange des données pour l’annonce par les tiers ont été élaborées.
En 2013, l'OFS a fourni une solution temporaire jusqu'à fin 2019 pour permettre aux gérances immobilières de soumettre les déclarations par les tiers par voie électronique dans le cadre des annonces eCH. Depuis janvier 2020, la transmission des déclarations par les tiers eCH-0112 a une nouvelle configuration. Les cantons d'Argovie et de Zurich mettent ce site Internet à la disposition des sociétés de gérance immobilière.
Les cantons qui souhaitent également utiliser le service de déclaration par les tiers ou qui ont d'autres questions à ce propos doivent s'adresser à l'Office des communes du canton de Zurich (kontakt.gaz@ji.zh.ch).

Parallèlement, l'OFS collabore avec les fournisseurs de logiciels des sociétés de gérance immobilière pour que les annonces eCH-0112 soient transmises directement de leurs solutions aux services des habitants via sedex. Aujourd'hui, chaque logiciel des services aux habitants peut recevoir et traiter les messages électroniques.

Cadre légal

L’annonce par des tiers est ancrée dans l’art. 12 de l’obligation de s’annoncer de la LHR :

« Les cantons édictent les dispositions nécessaires afin que les personnes suivantes communiquent gratuitement aux services du contrôle des habitants qui en font la demande les renseignements relatifs aux personnes tenues de s'annoncer, si ces dernières ne s'acquittent pas de leur obligation au sens de l'art. 11:

(…)

b. les bailleurs et gérants d'immeuble, pour les locataires qui habitent leurs immeubles, qui y emménagent ou qui les quittent ;

Plusieurs cantons et communes ont constitué leur propre base légale afin que les annonces d’entrées resp. de sorties puissent être annoncées des contrôles des habitants. L’annonce par des tiers est réglée comme suit :

Annonce par des tiers pour les étrangers

Les gérances immobilières ou les propriétaires doivent annoncer les déménagements conformément à la Loi fédérale sur les étrangers (LEtr). Le ressortissant étranger doit être déclaré dans chaque cas au service responsable du canton.
Selon l’art. 16 LEtr, celui qui loge un étranger à titre lucratif doit le déclarer à l’autorité cantonale compétente.

Annuaire sedex avec types de messages RegHarm

Les participants actuellement adressables de sedex, de même que leur ID, sont répertoriés dans la liste dynamique ci-dessous. La liste est actualisée quotidiennement. L’affichage de la liste peut durer quelques secondes.

Cette liste indique si les participants sont activés pour les types de messages suivants: